Czy spółdzielnia mieszkaniowa musi udostępniać dokumenty z danymi osobowymi swoim członkom?

Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych w artykule 81 określa prawo członka spółdzielni mieszkaniowej do wglądu i uzyskania odpisów lub kopii treści określonych jej dokumentów. Członek spółdzielnia ma prawo uzyskać odpis statutu oraz regulaminów, kopie uchwał organów spółdzielni, protokoły obrad organów spółdzielni, protokoły lustracji, roczne sprawozdania finansowe oraz faktury i umowy zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Dokumenty te w dużej mierze zawierają dane osobowe w tym dane przedstawicieli spółdzielni, osób zasiadających w organach spółdzielni czy też kontrahentów spółdzielni.

Rodzi się wobec tego pytanie. Czy spółdzielnia przekazując swoje dokumenty na żądanie jej członków ma je przekazywać z tymi danymi? Czy ma je wcześniej zanonimizować?

Przesłanka legalizująca udostępnianie danych

Udostępnienie dokumentów, które zawierają dane osobowe jest możliwe tylko wtedy, gdy wynikać to będzie wprost z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (dalej uodo). Udostępnienie danych osobowych jest ich przetwarzaniem, a to możliwe jest tylko na podstawie przesłanek określonych w art. 23 uodo. Do wykazania legalności przetwarzania niezbędne jest posiadanie, co najmniej jednej przesłanki legalizującej udostępnienie.  Jedną z przesłanek, które umożliwiać będą udostepnienie danych osobowych jest przepis prawa (art. 23 ust. 1 pkt. 2 uodo)

reklama

Artykuł 81 ustawy o spoldzielniach mieszkaniowych jako przesłanka legalizująca udostępnienie danych osobowych

Przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, a w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach – ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2013 r., poz. 1443) zwłaszcza jej art. 18 § 1, § 2, § 3 i § 4, wprost stanowią o prawach członka spółdzielni. Określają one również do jakich dokumentów członek spółdzielni powinien posiadać dostęp. Przepisy te wskazują również w odniesieniu, do jakich dokumentów i z jakich przyczyn dostęp ten może być ograniczony.

Członek spółdzielni mieszkaniowej ma prawo otrzymania:

  1. odpisu statutu i regulaminów,
  2. kopii uchwał organów spółdzielni,
  3. protokołów obrad organów spółdzielni,
  4. protokołów lustracji,
  5. rocznych sprawozdań finansowych,
  6. faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.

Przepis ten umożliwia członkom sprawowanie pełniejszej kontroli nad działalnością organów spółdzielni.  Wymienia także wyczerpująco dokumenty, które powinny być udostępnione przez władze spółdzielni w ramach tej kontroli.

Zgodnie z stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej zwanym GIODO) próby ograniczenia członków spółdzielni w dostępie do ww. dokumentacji nie powinny być uzasadniane obowiązywaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Przepisy te, bowiem nie zmieniają, ani nie ograniczają zakresu uprawnień i obowiązków spółdzielni określonych w powyższych przepisach. <1>

Przekazanie członkowi spółdzielni dokumentów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt.2 uodo w związku z art. 8 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych stanowi, zatem przesłankę uprawniającą udostępnienie danych osobowych znajdujących się w ww. dokumentach.

Udostępnienie dokumentów na stronie internetowej

Zgodnie z ust. 3 art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych na stronie internetowej spółdzielni powinny być udostępnione dokumenty takie jak:

  1. statut spółdzielni mieszkaniowej,
  2. regulaminy,
  3. uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni
  4. protokoły lustracji
  5. roczne sprawozdania finansowe

Nie oznacza to jednak, że zamieszczone na stronie internetowej spółdzielni tych dokumentów może się odbyć bez zastosowania żadnych zabezpieczeń. Wskazuje na to także Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 15 lipca 2009, w którym stwierdza, że:

…konstytucyjnie uprawniona interpretacja art. 81 ust. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nakazuje przypisanie przewidzianych w nim uprawnień jedynie członkom spółdzielni mieszkaniowej. Udostępnianie osobom spoza tego kręgu statutu, regulaminów, uchwał i protokołów obrad organów spółdzielni, a także protokołów lustracji i rocznych sprawozdań finansowych nie znajduje konstytucyjnego uzasadnienia. Tym samym powodowałoby nieuprawnione ograniczenie prawa do ochrony danych osobowych przysługującego w tym przypadku członkom spółdzielni mieszkaniowej. Oczywiście powyższe ustalenia determinują przyjęcie określonych rozwiązań technicznych, które zapewniłyby dostęp do dokumentów zawartych na stronie internetowej spółdzielni mieszkaniowej tylko osobom uprawnionym, a więc członkom spółdzielni (np. system logowania się na stronie za pomocą określonego hasła)<2>

Dokumenty zawierające dane osobowe, przed zamieszczeniem na powszechnie dostępnej stronie internetowej powinny zostać wcześniej zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób. Dokumenty zawierające dane osobowe powinny być natomiast dostępne jedynie uprawnionym do tego na mocy stosownych przepisów osobom czyt. członkom spółdzielni.<3>

reklama

Ograniczenia obowiązku udostępnienia dokumentów na podstawie art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz art. 18 prawa spółdzielczego

W zakresie nieuregulowanym w przepisach ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych stosuje się ustawę prawo spółdzielcze.

Znajdzie tu wobec tego zastosowanie art. 18 § 3 prawa spółdzielczego. Przepis ten normuje przesłanki odmowy wglądu do umów zawieranych z osobami trzecimi.

W wyroku z dnia 3 grudnia 2010 r. Sąd Najwyższy  wskazał także, że wprawdzie przewidziany w art.81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych zakres uprawnień członka spółdzielni mieszkaniowej jest szerszy w porównaniu z uprawnieniami członków innych spółdzielni, ale podlega także ograniczeniom przewidzianym w art. 18 § 3 prawa spółdzielczego.<4>

Na podstawie tego przepisu spółdzielnia może odmówić członkowi wglądu do umów zawieranych z osobami trzecimi. Odmowa może nastąpić, jeżeli naruszałoby to prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielni i przez to wyrządzi spółdzielni znaczną szkodę.

Jak wskazuje GIODO<5> artykuł ten nakłada obowiązek dokonania oceny:

  1. czy udostępnienie jej członkowi umów zawieranych przez nie z osobami trzecimi nie naruszy praw osób, których dane zawierają te dokumenty?
  2. czy istnieje obawa, że członek spółdzielni wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielnii przez to wyrządzi jej znaczną szkodę?

Wobec tego co może być podstawą odmowy udostępnienia umów członkom?

Spółdzielnia może odmówić udostępnienia umowy o pracę zawartej np. z jej członkiem.

Jak wskazuje Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 sierpnia 2013 r. informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika należy do sfery jego życia prywatnego. Dlatego też może zostać ujawniona tylko za jego zgodą, a bez zgody tylko w wypadkach przewidzianych w ustawie. Ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 k.c.<6>

Odmowa udostępnienia powinna być wyrażona na piśmie.

Członek, któremu odmówiono wglądu może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie spółdzielni do udostępnienia tych umów. Wniosek ten należy złożyć w terminie 7 dni od dnia doręczenia członkowi pisemnej odmowy.<7>

Podsumowanie

Spółdzielnia mieszkaniowa może zgodnie z prawem udostępnić swoim członkom dokumenty zawierające dane osobowe. Może tego dokonać na dwa sposoby. Po pierwsze może umożliwić wgląd w nie np. w swojej siedzibie. Po drugie może określone dokumenty udostępnić na swojej stronie internetowej, jednak w tym wypadku musi odpowiednio zabezpieczyć te dokumenty przed dostępem do nich osób nieuprawnionych (np. hasłem, bądź poprzez ich anonimizację)

reklama

Obowiązek udostępnienia może być jednak ograniczony możliwością naruszenia praw osób trzecich oraz obawa, że członek spółdzielni wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielni i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. 

To do spółdzielni należy ocena czy udostępnienie może spowodować sytuację powyżej wskazane. Na odmowę udostępnienia dokumentów członkowi przysługuje prawo wnioskowania do  sądu rejestrowego o zbadanie legalności odmowy udostępnia.

Źródła:

Swoją opinią lub komentarzem podziel się poniżej. Jeżeli uważasz artykuł za interesujący podziel się nim z innymi za pomocą poniższych przycisków. Nie zapomni też ocenić go za pomocą poniższych gwiazdek, pomoże mi to pisać jeszcze lepsze teksty! Jeżeli chcesz być na bieżąco podążaj za mną na serwisach społecznościowych: facebook, twitter, linkedin, google+ lub zapisz się na newsletter!



Zapoznaj się z Regulaminem portalu i polityką prywatności Administratorem podanych przez Pana/ Panią danych osobowych jest DPO Maciej Chodorowski Legal Advice z siedzibą w Warszawie (02-762), przy ul. Barcelońskiej 9/92. Dane będą przetwarzane w celu wysyłki newslettera oraz celu wysyłania przez administratora treści marketingowych administratora i podmiotów współpracujących na zasadach określonych w regulaminie portalu. Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, lecz jego podanie jest niezbędne do zapisania się do newsletter. Udostępnienie identyfikującego adresu elektronicznego. jest uznawane jako zamówienie informacji handlowej zgodnie z art.10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Po wyrażeniu zgody dane w podanym zakresie będą udostępniane podmiotom współpracującym z administratorem danych, w celach marketingowych tych podmiotów. Ma Pan/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.