Akt notarialny jest dokumentem urzędowym zaświadczającym dokonanie pewnej czynności prawnej, a dokładniej mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy użyciu aktu notarialnego wymienia ustawa. Inne z kolei określają pomiędzy sobą strony umowy. Czynności w jakich powinno dojść do podpisania aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować?
Czym jest akt notarialny i kto może go sporządzić?
Akt notarialny jest oficjalnym dokumentem, którego postać jest ściśle określana przez polskie prawo. Zaświadcza on wykonanie pewnych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektóre czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza z Łodzi, inne z kolei mogą, ale nie muszą chyba, że zainteresowani mają takie życzenie. Kto może sporządzić taki akt? Zdecydowanie najczęściej dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Trójmiasto czy Poznań, ale również mniejszych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W wyjątkowych sytuacjach sporządzenia aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Czasami z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul.
Co powinien mieścić się w prawidłowo sporządzonym akcie notarialnym?
To, jak powinien wyglądać akt notarialny oraz jak go przetrzymywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Ważne jest, aby napisany był on w języku polskim. Ponadto powinien on posiadać następujące elementy:
- data – dokładna data stworzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, w której podpisano akt,
- dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane zainteresowanych stron – dokument musi zawierać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli zasadnicza treść aktu notarialnego, z zaznaczeniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty okazane przy akcie,
- wyjątkowe okoliczności – na wniosek stron w akcie można umieścić wyjątkowe okoliczności, jakie wystąpiły przy sporządzaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obu stron,
- podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.
Okoliczności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego
Czynności wymienione przez polskie prawo, które bezwzględnie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
- umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Inne czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak wygląda podpisanie umowy przy pomocy aktu notarialnego?
Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i zrozumiałe sporządzenie aktu. Ważnym momentem zawarcia umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt posiadł moc prawną notariusz musi się upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeśli jest taka wola stron, notariusz czyta także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy akt nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od adresu kancelarii, w której był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.
Oczywiście za napisanie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależne jest to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.